非营利公司如何通过IT外包最大限度地提高办公效率
非营利公司是从政府获得免税的公司。为了换取这笔小小的津贴，他们应该提供某种形式的公共服务。这可能包括很多事情，例如总体经济收益，宗教教学，科学进步，或者仅仅是防止残酷行为。无论哪种方式，他们通常都很难通过必须遵循的所有其他规则来保持生产力。让我们看一下非营利公司可以最大限度地提高办公室生产力并充分利用IT外包的几种方法。保持一切井井有条
无论您的公司有多忙，重要的是要确保事情井井有条。是的，完成这项工作将需要一些时间和工资，但也会提高员工的生产率。一方面，有公司的环境使人们更容易专注于工作。他们不必担心订书机的去向或该文件的存储位置，而可以专注于实际有效的工作。简而言之，时间就是金钱，井井有条的工作空间将节省时间。
托管的IT提供商可能无法为您的物理空间提供帮助，但是他们可以做很多事情来帮助您公司数字空间。由于这些公司正在与许多像您这样的客户公司打交道，因此它们需要维护一套半通用的标准。否则，他们将不得不培训每位员工仅处理一个帐户。因此，它们通常在数据公司方面非常高效。
在公司数据时，您需要对员工进行有关团队标准和实践的教育。您的IT外包提供商可能会为此提供帮助，因为他们可以轻松地派遣他们的一位专家来教授研讨会。他们可能会向您收取这项服务的费用，但可能比雇用外部专家的费用要少得多。这里的重点是确保每个人都遵循相同的规则集。一致的行动可以使结果井井有条。
IT外包通常可以降低成本
每个企业都试图以高效的方式运营，但非营利公司则必须强调这一点。由于不允许这些公司赚取或持有大量资金（至少不用于其用途），因此他们一直在不断努力以保持尽可能低的运营成本。从这个角度来看，毫无疑问，托管的IT设置将在一定程度上降低成本。
当采用IT外包方法时，您所有的IT费用都将合并为一个月账单。这更方便，但不仅仅是方便。将这些服务捆绑在一起时，它们往往会更便宜，这主要是因为参与的人并不多。这意味着更少的工资支付，更少的手掌！
除了这些直接的好处外，IT外包通常还可以通过其他方式削减成本。例如，它们可以通过以某些方式调整设置来帮助您减少打印机浪费。这可能包括在不重要的文档上使用省墨功能，在打印之前进行额外确认（以确保人们是认真的），双面纸张使用以及许多其他事情。
尽可能避免停机
网络和沟通是非营利公司员工日常工作的很大一部分。因此，网络宕机无非就是一场灾难。它使您的大多数活动陷入停顿，并且无法确定何时恢复服务。当您与标准的互联网服务提供商打交道时，肯定会有更多这些。
停机是一件非常昂贵的事情，尽管每个公司的成本会有所不同。大多数非营利公司都是通过慈善捐款获得大部分资金的。您永远不会知道何时会出现大型故障，因此无法完全计算网络停机成本。但是，无论如何我们都会采取行动。
让我们看一下美国一些著名的非营利公司，并检查他们每年报告的捐款金额。我们似乎找不到任何每日数字，因此我们必须对这些数字取平均值。国家地理学会是最大的环境/动物非营利公司，每年可带来约10亿美元的收入。平均每天约2739美元。因此，一周的停机时间可能使他们损失多达19,178美元！
现在，将其与该类别中最小的上市非营利公司进行比较，即Ducks Unlimited。该公司每年收到约2.1亿美元，相当于每天约575美元。因此，一周的停机时间将使他们损失约4,027美元。因此，我们可以说，此类类别的非营利公司每天在中断期间将损失575美元至2739美元。
使用IT外包支持服务时，您还可以通过良好的SLA（服务级别协议）来缓解此问题。这将规定在您认为合同被破坏之前您可以忍受的停机时间。另外，当公司在所有IT外包服务计划中均具有SLA时，这很好地表示了信心。如果他们不能遵守这些协议，那么达成这些协议将是不切实际的。
IT外包提供商可以成为信息资源
根据您的非营利公司的性质，您可能有也可能没有胜任的IT人员。显然，如果您的工作与计算机或Internet直接相关，则可能不需要将该服务外包。对于其他所有人，逻辑上要问“谁是我附近最好的IT外包提供商？”
无论您是否喜欢，您都必须与技术合作才能经营现代的非营利公司。如今，大多数捐赠都在网上进行处理，因为这是捐赠者最方便的方法。因此，当您的员工对技术相关的事情一无所知时，您会怎么做？好吧，您只需向托管的IT服务提供商咨询即可。
您的IT提供商很可能希望保留您的业务，因为他们知道您可以随时将该业务转移到其他地方。因此，他们可能会渴望并愿意回答问题并提供建议。它不花任何代价，并获得了他们客户的持续商誉，因此，这绝不是给他们带来任何负担。在评估建议时，最好将重点放在主动解决方案上，即解决问题的方法。
例如，假设您注意到远程工作者的生产率略有下降。在成为实际问题之前，您的IT团队应该能够提供一些解决方案。例如，他们可能会考虑优化网络以减少延迟并增加加载时间。他们也许还可以推荐一些特定的视频会议软件，以改善远程团队合作。有各种各样的可能性，只有专家才能看到其中的许多可能性。
可伸缩性也是省钱的
尽管未设置非营利公司为任何人提供个人利益，但您仍可能希望公司发展。如果没有别的，那就可以让它在实现目标方面有更大的影响力和更大的效力。但是，一个规模不断扩大的公司需要大量的数字资产来管理这种增长。
您在该部门节省的大部分成本将归结为设备成本。每当您的公司成长时，您的网络也会成长。发生这种情况时，将需要新的服务器，电缆，工作站等。如果没有别的，您肯定需要新的计算机来容纳新员工的涌入。对于人员而言，更大的网络通常需要更多的IT人员进行维护和监视。
另一方面，托管的IT服务提供商将已经拥有您需要的必要设备。是的，您仍然需要购买台式机和笔记本电脑之类的最终用户资料，但是所有这些网络硬件都不在您手中。考虑以下事实：一般公司将其收入的2％到10％用于IT成本。这是一个很大的差异，这可能是由于内部网络与托管网络之间的巨大成本差异造成的。
IT外包还使云计算更容易
像任何其他企业一样，非营利公司应考虑使用云。它可能并不适合每个人，但它提供了许多优势。如果您不知道云是什么，那么基本上只是使用互联网代替大量硬件和软件的想法。它通过虚拟化工作，这是最有趣的计算机过程之一。通过模仿特定的环境，虚拟化程序可用于创建近乎无限数量的数字计算机。在过去，每台计算机只有一个系统，通常就是全部。
使用云，即使您的计算机上未安装专有软件，您也可以允许其员工访问专有软件。这对于总是可以使用更多功能的远程工作者特别有用。您还可以使用云来补充现有的数据备份系统。重要的是要意识到云网络可能会崩溃，甚至可能遭到黑客入侵。因此，您永远不要将最敏感的数据放在云中，并且应该始终为需要保留的任何信息维护额外的备份。云通常与标准网络一样安全，但是它仍然具有某些漏洞。
在许多情况下，您可以从提供IT服务的同一家公司购买云服务。这使您可以进一步合并账单。因为节省收入通常可以转化为提高生产率，所以这将以多种不同方式提供帮助。云提供商还提供各种基于Web的服务，可以为您节省大量的软件订购费用。其中包括从项目管理到Web开发的所有内容，以及其他各种内容。
结论
非营利公司必须发挥创造力才能保持生存。无论它们多么繁荣，它们都必须考虑很多特殊的规则和要求。这只是效率必须成为此类公司的首要任务的另一个原因。此处概述的所有方法都应帮助您提高效率，从而使您能够专心致志地朝着自己的目标努力。如果我们以任何方式为您的事业提供了帮助，请您填写以下联系表格。这将使我们能够在将来通知您。
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