成功的IT外包RFP流程的3个步骤
寻找适合您业务的IT外包提供商可能是一项艰巨的任务。当您开始寻找合适的提供商来满足您的需求并解决当前面临的挑战时，您 必须具有战略性。 无论您的内部IT团队不能跟上步伐，还是您当前的IT提供商没有在帮助您计划，现有的IT解决方案都无法满足您的业务需求。如果您遇到这种麻烦，可能是时候开始IT外包RFP流程并替换当前的解决方案了。
我们知道这是一大步。对您的业务而言，更有效地利用技术的能力比以往任何时候都更为重要。您不想通过找不到合适的IT合作伙伴来帮助您支持业务策略的决定而使您的业务处于劣势。
在本文中，我们将概述IT外包RFP流程的关键组成部分，以帮助您与您可以信任的外包IT提供商相匹配。
如何比较IT外包提供商：IT外包RFP流程
如果您提出的问题不正确，可能很难准确地并排比较IT提供商。通过发送RFP，您可以确保询问的是标准问题，以审查提供商的能力，还可以深入研究对您的业务很重要的相关信息。并非所有企业都有相同的目标，也不是所有的托管服务提供商（MSP）都具有资源和专业知识来支持这些计划并解决您企业特有的痛点。
当您完成RFP流程时，成熟的MSP候选人将领导业务对话，并帮助您了解当前和未来业务的技术投资ROI。以下各节概述了进行有价值的搜索并成功选择适合您业务的IT外包提供商的最佳实践。
＃1：明确建立业务目标和痛点
成功的IT外包RFP流程的第一步是确保关键利益相关者加入其中，并明确IT提供商应支持的业务需求和计划。对话不仅应植根于IT的技术方面，还应植根于您要解决的业务问题以及通过对该流程进行投资而要支持的目标。
收集资源，知识和痛点
您的领导团队在发现过程中的前期投资为您将来围绕业务中的技术以及与IT提供商之间的协作和交流习惯奠定了基调。
在不清楚领导团队对未来的看法的情况下切换到另一家IT外包公司可能会浪费大量时间来审查潜在合作伙伴的RFP，这些合作伙伴的服务和业务成熟度与您自己的不匹配。
您的主要利益相关者应该深入了解您公司今天所采用的解决方案，并记录哪些不适用于您的业务。进行全面的审查将有助于引导您讨论理想解决方案的外观，以及该解决方案现在和将来对您公司的影响。这些参数将帮助您集思广益的问题，使您可以根据潜在的IT提供商与您的 业务（而非他们）的兼容性来对其进行审核和评分 。
您可以在内部提出以下几个问题，以启动发现过程，收集信息并确定如何在整个IT RFP过程中对选项进行评分：
发生了什么具体的事情使您想要进行此更改？
为什么现在要这样做？
您是否已超出现有供应商的规模，并且它们不再适合您的业务？
您的IT外包预算是多少？
您今天从员工和客户那里收到的关于您的技术的主要抱怨是什么？
您希望确保继续从您的下一个提供商那里收到您当前的IT解决方案的什么信息？
您的业务中哪些要素对您最重要？（快速支持，安全性，业务连续性，效率）
您的IT提供商需要考虑哪些独特的业务要素？
您是否在内部花费了一些与IT相关的任务，您认为自己不应该这样做？
您的业务的哪些要素由于IT不能正常运行而没有引起关注？
您如何看待IT在您的业务中的角色？作为战略业务合作伙伴还是例行维护团队？两种期望都不一定是错误的，但是您对IT的愿景应该能够支持您的业务愿景。
决策过程将如何？是要授权您团队中的一两个人做这个决定，还是这将是一个集体决定？
在IT外包RFP流程之前，之中和之后，有意的对话至关重要。发现和计划工作将帮助您的公司领导者对导致日常业务和IT困扰的核心问题有一个清晰的了解。通过指定运行有效的RFP流程所需的时间和资源，您可以帮助您的组织建立合适的提供商，以便更好地了解您的核心业务问题以及长期满足您需求的最佳途径。
有了这些知识，您可以更有效地筛选出无法满足您需求的IT外包提供商。您将确定要问的内容，以便清楚地了解理想的技术体验对您的独特业务应该是什么，因此您可以选择能够利用技术来帮助提高员工生产力并实现业务计划的合作伙伴。
＃2：确定提供商之间的差异
几乎不可能对IT提供商进行真正的比较。这使得确定和明确目标的过程对于IT外包RFP流程更加重要。既然您已经正确地确定了要从与下一个提供者的关系中获得什么，那么您可以评估不同的响应，以找到最适合您的解决方案。
IT外包提供商在表面上有很多相似之处，但是有价值的RFP可以帮助强调服务产品之间的许多差异，因此您可以清楚地了解每个MSP将 实际 为 您提供业务的内容。有很多差异，但这里仅是几个：
规模和规模：他们是否有资源和专业知识不仅可以管理您，还可以管理其他客户？
定价方法：他们向每位员工或通过您网络中的各个设备收取固定费用吗？
超出范围的项目：哪些项目被视为超出范围且需要付费？
客户管理：您的主要联系人是委托销售人员，入门级技术人员还是 部分首席信息官？
服务水平支持协议：对于何时发生问题，他们是否有响应和解决时间的保证？
知道您愿意花多少钱以及您从IT投资中获得的期望投资回报
并非所有组织都有相同的目标。但是，如果您有发展或改变业务方式的目标，则需要选择可以随公司需求扩展并长期支持您的工作的IT解决方案。成本最低的提供商可能适合某些公司，但对于大多数中型企业而言，试图偷工减料会给他们带来更多的挫败感，干扰，最终使他们付出更多的代价。
如果您寻找IT外包提供商的目的是为了找到最低的价格，请在RFP中明确并有针对性地做到这一点。如果您的RFP流程的目标不是找到最低价格，则应考虑提供商在今天和未来24到36个月内可以为您的业务带来的价值。
有关如何确定适合您业务需求的正确IT预算的更多信息，请阅读我们的博客“ IT外包的成本是多少？如何预算以及如何判断您是否支付了过多。”
＃3：查看并选择最适合您的IT提供商
为了使IT RFP流程高效有效，您应该只向符合条件的供应商提交请求，这些供应商可以满足您的不可商议的期望，并拥有推动业务计划的资源。
RFP流程中最大的错误之一就是将RFP发送给太多不合格的提供商。首先，这会浪费大量时间来招待无法满足您需求的供应商。发送RFP之前，请做一些研究。
一种方法是要求您信任的合作伙伴进行推荐。另一个方法是检查他们的网站，以了解他们所建议的解决方案类型以及他们正在解决的挑战。另外，请寻找 推荐信或客户推荐。那些见证人在谈论您遇到的任何痛苦吗？如果您认为他们适合您的组织，这是一种有效的感受方式。
与您的业务和目标进行有意义的对话
许多公司在此过程中犯的另一个错误是仅查看书面答复，而没有实际与提供者见面和交谈。具有适当业务水平和运营成熟度的IT提供商应与您的领导团队和关键联系人进行业务相关的对话。没有沟通和协作的人为因素，期望就会在翻译中迷失方向。要选择最合适的IT外包解决方案，您的业务领导者需要与围绕您的业务而不仅仅是您的技术的MSP候选人进行有意义的对话。
重要的是，您正在认真考虑的IT外包提供商主持最终的面对面演示。无论是亲自面对面还是通过视频会议通话，参与对话的人为因素都是您最忠实的盟友，可以揭示您可能无法阅读PDF或通过电话交谈而遇到的问题。这样，提供商的公司可以根据您的问题解释其解决方案，而您的团队可以提出RFP中未包含的其他问题。
开始您的IT外包RFP流程
如果您准备开始为您的企业寻找最合适的IT提供商，请下载我们的样本RFP以开始使用。
